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サプライヤー訪問報告の書き方
サプライヤーに出張した後、どのような報告をおこないますか？
私はこんな風に報告しています。
最近では、どこに行くにもパソコンを持っているので、まず訪問を終える段階、訪問のまとめをサプライヤーの担当者と行なっているタイミングで、訪問に際して得られた情報の中で、真っ先に思いつくポイント３点を、上位者と関係者にメールします。報告の一報ですね。
その後、帰路の移動中に、次の内容を埋めてゆきます。これは、どんなサプライヤーに訪問しても同じ、いうなれば「型」になります。以下がその「型」になります。
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１．本日出張でのポイント
（１）
（２）
（３）
→ここには、事前に一報として送った内容をコピペします。
２．出張概要
（１）訪問先
（２）訪問日時
（３）訪問目的
１）
２）
３）
（４）面談者
３．実施内容及び、聴取内容
→ここには、出張当日のスケジュールに合わせた内容を実施内容及び、聴取内容を明記します。ここは、重要度よりも出張当日の流れを重視します。
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私の勤務先では、出張を許可してもらう「出張申請」とのプロセスが存在します。出張申請には出張目的を明記します。冒頭の一報では、その目的がどうなったのか。達成したのか未然だったのかを、まず知らせます。
その上で、上記の型にそって内容を明記してゆき、出張報告が完成させ、メールで送信します。翌日には、関係者が必要なアクションを起こせるようにするためです。また、経験上帰社して時間をとって作成する報告と、帰路バタバタしながら作成する報告に、内容的にほとんど大差ないと経験上分かっているためにこのような方法を採用しています。また、私は週に１～２回出張しているために、帰社して出張報告を作成する時間が無いことも、このような手段を採用する理由になっています。
これは、自分の経験から生み出した一つの例です。人によっては、異なった方法がベストな場合もあります。あくまでもご参考に。
