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8-(6) 電子調達の推進「電子調達を推進と利点」
ただ、ここで思い出していただきたいのは、私の例です。私は「単一分野でより優れたシステムを作り上げるのは難しくない」と書きました。これは別にプログラミングを学べ、と言っているわけではありません。プログラミングを書くことができる人であれば分かってもらえるでしょうが、プログラミングを書くときには業務を一度単純化することが必要になります。
例えば、何か同じ処理を繰り返すプログラミングを書くとしましょう。スプレッドシートを開く、そして何かキーになる項目だけを拾って集める、別シートで保存する、閉じる。このような現在手作業でやっていることを、その行為ごとに分けます。手作業でやっているときはどういう法則性によって分類しているのか、どういう情報が必要となるのか、ということを一つ一つ単純化・法則化してゆきます。それを自分の業務全体に広げてゆけば、自分の業務のマニュアルが出来上がります。
学ぶべきはプログラミング的思考です。自分の頭を仕様書として一回棚卸してみることです。電子調達システムは「できないことをできるようにする」ものではなく、「できていたことを速くこなせるようにする」ものだからです。私は、ERPの項で、＜「カラダ（業務）に服（ソフト）を合わせる」のではなく「服（ソフト）にカラダ（業務）を合わせる」という覚悟が必要になってきます＞と書いたように、やり方は変わるかもしれません。でも、ソフトに合わせたところで、これまで規則立ててできていなかったコスト分析ができるようになるわけではありません。この点は十分認識しておいてください。
ただし、その「業務プロセスの整備」という当然の前提をもってすれば、電子調達にはもちろん利点があります。
(1) スピード・・・「効率化」という表現を使ってきたとおり、業務が速くなります。これまでのサプライヤー間とのやり取りが紙・電話ベースであったのに比べコミュニケーション速度は格段に上がり(e-RFQや電子カタログメンテナンスツールなど)、情報の収集・分析もわずかな時間で行えます(コストドライバー分析など)。
(2) 見える化・・・後半で「業務プロセスの整備」と書いてきましたが、それぞれの業務が画面上で可視化されている、ということは非常に大きな意味を持ちます。これまで担当者の机の中にあったコスト情報を明確化し(リバースオークションやコストドライバー分析など)、一元管理を可能とします。また、担当者にしても、これまでの発注履歴・技術データ・見積り詳細などをすぐに入手でき確認できることは、将来の業務改善に確実につながってゆきます。
これまで調達・購買業務の情報は個人個人が管理するだけで、他者に共有されているとは言いがたい状況でした。それは、もちろん個人が責任を持って職務を全うする、という側面もあったのでしょうが、「隣の人がどういうものを、何円くらいで調達しているか分からない」ということにもつながりがちでした。
より高度化し、スピードアップが求められている昨今においては、このような状況を改善してゆくためにも電子調達推進の必要性はますます高まってくると考えられます。何もかもを導入すればよいのではありません。業務プロセスの整備の進度を見計らいながら、上手く電子調達と付き合ってゆくことが大切です。
