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6-(4) サプライヤーへの通知・発注手続き<基礎知識>
RFxの各プロセスを経て、QCDDPによるサプライヤー評価を終えると、その結果選定されたサプライヤーに注文書を発行し、支払いを行うことになります。
そのプロセスを分類すれば、
・ RFx
・ QCDDP評価、選定
・ 発注先決定通知
・ 契約の締結
・ 注文書の発行
・ 受領書の発行
・ 支払い
このような順番を経ることになります。
モノの調達には、「どのような条件で(Terms)、何を(What)、どこから(From who)、いくらで(How much)、いつ(When)、どれほど(Quantity)調達するか」ということを決定せねばなりません。RFxとQCDDP評価によって、当然「どのような条件で(Terms)、何を(What)、どこから(From who)、いくらで(How much)」は決定しているはずですので、「いつ(When)、どれほど(Quantity)」について生産部門が決定し、調達・購買部門が発注することになります。
実務としては、見積書を入手し、各種評価軸でサプライヤーを評価し、発注先を決定した後に、①発注先決定書面、あるいはお断りの書面を各サプライヤーに提示 ②発注先と契約書の締結 ③注文書を発行する ④受領書を発行 となります。
②の各種取引条件を記した契約書を締結せずに、③の注文書に各種条件を列記することもできるでしょう。ただし、初回取引でない限り、サプライヤーとは基本契約書の締結は済んでいるはずであり、通常のルーチンでは、②は省かれることがほとんどのはずです。注文書には、「各種条件は取引基本契約書による」とする例が目立ちます。
また、①に関しては、特にお断りの書面を発行しない例が目立ちます。面倒で、省略したい気持ちは分かりますが、せっかく各種情報や見積りを提出してくれたサプライヤーに一報くらいするのが最低限の礼儀であるはずです。
これら一連のプロセスを明確にすることがISOその他で求められており、また求められている・求められていないに関わらず、サプライヤーの信頼を得るためにもプロセスの透明化は必須だと言ってよいでしょう。
